Office manager & Executive Assistant

Úvazek Práce na plný úvazek

Jazyky čeština rodný, angličtina B2

Česká republikaHR & Administration

21.10.2024

Jsme jednou z největších e-commerce firem v České republice a expandujeme do zahraničí. Nejvíce hrdí jsme na to, že zákazníkům nabízíme jednu z nejkvalitnějších služeb na evropském trhu. V Košíku zásadně přetváříme tradiční odvětví a přepisujeme budoucnost způsobu nakupování potravin. Náš růst již brzy překročí 3 miliardy korun čistého obratu a to jsme teprve na začátku naší cesty.

Náš CEO Ivan má tak plné ruce práce a proto k němu hledáme milou a proaktivní parťačku, která mu na pozici Executive Assistant bude pomáhat s jeho pracovní i soukromou agendou a také povede malý tým jako naše Office Manager a zajistí hladký chod našich kanceláří.

Popis pozice

Co budeš mít na starosti jako Office Manager & Executive Assitant?

Vedení menšího týmu, který tvoří recepční Eliška a asistentka Míša.
Organizování meetingů, správa kalendáře a osobní agenda našeho CEO Ivana.
Udržování kanceláří v perfektním stavu a řešení případných poruch s budovou nebo dodavateli.
Starat se o firemní vozový park a komunikovat s našimi partnery.
Organizovat interní akce, jako jsou vánoční večírky, Košík Talks (setkání se zajímavými lidmi) a mnohé další.
Zadávat objednávky do SAPu a spravovat faktury za správu budovy.
Výběr a tendrování nových dodavatelů.
Správa budgetu - od nákupu pomůcek po plánovaní týmových nákladů.
Tvorba směrnic a interních pravidel.
Účast na poradách managementu společnosti, zajištění zápisu z porad a jednání.
Objednávání letenek a ubytování pro naše manažery.
Rezervace zasedacích místností a objednávání občerstvení.
A hlavně – být srdcem Košíku a dotvářet příjemnou atmosféru!

Požadujeme

Jak si tě představujeme?

Máš alespoň 2 roky zkušeností v administrativě a prax s vedením lidí.
Zvládáš dělat tisíc věcí najednou a nerozhodí tě to.
Máš ráda vše zorganizované a zároveň se rychle zorientuješ v chaosu.
Jsi odolná vůči stresu – jsme dynamická firma, rozrůstáme se, neustále se měníme.
Jsi proaktivní s citem pro detail.
Skvěle si rozumíš s počítačem a MS Office.
Umíš naslouchat a respektuješ jeho názory druhých.
Jsi samostatná a pečlivá.
Dokážeš úkoly prioritizovat a dokončovat.

Budeš mít výhodu, pokud:

Nechybí ti selský rozum a dokážeš pracovat s čísly.
Zvládáš multitasking.
Umíš najít vlastní řešení, nespoléháš se na zavedené systémy.
Udržíš si chladnou hlavu i v náročných situacích.
Umíš se SAP nebo jiným finančním softwarem.
Máš pokročilou znalost AJ – hlavně psaná komunikace při organizaci schůzek.

Co u tebe hledáme?

Ownership – je základ kultury v Košíku. Hledáme u tebe autentickou odpovědnost za výsledky a svěřený úsek, výstupy tvé práce a jejich reálnou aplikaci. Jsi zároveň pečlivý, svědomitý a každý úkol děláš na maximum.

Schopnost prioritizovat – umět rozlišit, co je důležité a co ne. Říct, co se nebude dělat je stejně tak důležité, jako říct co dělat.

Orientace na výsledek – musíš se umět soustředit na měřitelné výsledky. Výsledek je důležitý, výstup je jen prostředek, jak výsledku dosáhnout.

Práce s čísly – rád pronikáš do podstaty věcí, umíš hledat souvislosti a správně měřit a vyhodnocovat.

Umět si poradit – umění v týmu samostatně řešit složité problémy, nezaleknout se a přicházet s chytrými řešeními, mít odvahu dělat věci jinak, nespoléhat, že problém někdo vyřeší za tebe.

Ambici růstu – chceš se dále rozvíjet, stát se špičkou ve svém oboru, růst společně s firmou, ať už kariérně či osobnostně.