Office Assistant
Účel pozície a jej úloha v organizácii:
Pozice Asisstant podporuje generálneho riaditeľa (CEO) a ostatných spolupracovníkov pri riadení ich každodenných činností a povinností. Táto pozícia zahŕňa širokú škálu úloh z oblasti operations, sales, office management a HR, ktoré sú zamerané na optimalizáciu efektivity a produktivity. Ide o kombináciu administratívnych úloh, organizace office požadavků, riadenia komunikácie a koordinácie projektov. Súčasťou pozície je tiež administratívne zabezpečenie a koordinácia externých kapacit partnerov v skladoch. Medzi kľúčové zodpovednosti patrí správa kalendára, plánovanie stretnutí, organizácia cestovných plánov, koordinácia logistických kapacít partnerov a príprava správ a prezentácií. Ideálny kandidát by mal byť proaktívny, vynaliezavý a schopný spolupracovať v rámci celej organizácie.
Popis pozice
Hlavné zodpovednosti pozície:
- Správa kalendára: Udržiavanie a organizácia kalendára generálneho riaditeľa, zabezpečenie včasných pripomienok a nadväzných úloh.
- Organizácia stretnutí: Plánovanie a koordinácia firemných stretnutí vrátane prezentácií a vedenie záznamov z rokovaní a akčných úloh. Zabezpečenie, aby zasadacie miestnosti boli riadne pripravené, vybavené a usporiadané na efektívne používanie.
- Koordinácia podujatí: Robenie rezervácií a organizovanie rôznych podujatí, ako sú rezervácie reštaurácií, workshopy a teambuildingové aktivity. Zabezpečenie logistiky podujatí, vrátane cateringu, dopravy a nastavenia vybavenia.
- Finančné úlohy a operácie v systéme SAP: Prieskum a zostavovanie transakcií kreditných kariet, zabezpečenie ich správnosti a súladu. Vkladanie finančných údajov do SAP alebo iného finančného softvéru na sledovanie a vykazovanie výdavkov. Pomoc s nákupnými objednávkami, faktúrami a inou finančnou dokumentáciou podľa potreby. Správa objednávok a faktúr v systéme SAP, overovanie ich správnosti a úplnosti. Spolupráca s finančným tímom na zabezpečení efektívneho toku finančných procesov.
- Riadenie cestovania a výdavkov: Organizovanie služobných ciest, vrátane letov, ubytovania a itinerárov. Uľahčenie vykazovania výdavkov a postupov preplácania.
- Podpora e-mailovej komunikácie a stretnutí: Vybavovanie e-mailovej komunikácie a plánovanie stretnutí a schôdzok. Pomoc pri príprave dokumentov a materiálov na stretnutia a prezentácie.
- Koordinácia externých logistických kapacít partnerov: Administratívne zabezpečenie a koordinácia externých kapacít partnerov v skladoch, komunikácia s logistickými partnermi ohľadom požiadaviek na kapacity a zmien, sledovanie výkonnosti v spolupráci s vedúcimi skladu a spracovanie podkladov umožňujúcich následnú fakturáciu.
- HR administratíva: – Administratívna podpora pre HR oddelenie
- Správa dochádzky: Evidencia prítomnosti, dovoleniek, PN a iných absencií zamestnancov, podklady pre spracovanie miezd.
- Onboarding: Pomoc oddelenia ľudských zdrojov (HR) pri onboardingu nových kolegov (dokumenty, pracovné miesto, IT vybavenie, školenia, uvítanie).
- Archivácia: Archivácia mzdových a HR dokumentov av.správa osobných spisov zamestnancov.
- Reporting: Príprava pravidelných prehľadov a podkladov pre vedenie a ďalšie oddelenia podľa aktuálnych potrieb.
Kľúčové ciele/ukazovatele výkonu:
- Efektívnosť a účinnosť úlohy výkonného asistenta pri riadení rôznych úloh a poskytovaní nevyhnutnej podpory generálnemu riaditeľovi a organizácii.
Požadujeme
Požadované/žiaduce kvalifikácie:
- Úplné stredoškolské vzdelanie alebo ekvivalent; vysokoškolský titul je výhodou.
- Predchádzajúce skúsenosti na administratívnej pozícii minimálne 2 roky.
- Znalosť systému SAP alebo iného finančného softvéru je výhodou.
- Silné organizačné zručnosti a schopnosť zvládať viac úloh súčasne.
- Vynikajúce komunikačné a medziľudské zručnosti.
- Zmysel pre detail a proaktívny prístup k riešeniu problémov.
- Komunikatívny anglický jazyk – nutnosť (minimálne úroveň B2).
- Znalosť práce s balíkom MS Office.
Nabízíme
Aké výhody a benefity ti ponúkame?
- Možnosti vzdelávania, osobného rozvoja a rastu.
- Variabilnú zložku s možnosťou vyššieho plnenia.
- Zmluvu na dobu neurčitú.
- Flexibilná pracovná doba.
- Finančný príspevok na stravovanie nad rámec zákona.
- Veľkovýhodné zamestnanecké zľavy na Košík.sk.
- VIP ceny na Alza.sk, Electrolux.sk a AEG.sk.
- Zamestnanecké aktivity zamerané na podporu tímového ducha.
- Kancelárie v Bratislave - Devínska Nová Ves.
Na co nalákáme zrovna tebe?
Parťák
Odměna za věrnost
tě nemine.
Slevař
Získáš slevy
na každý nákup.
Extrovert
Užiješ si firemní akce se super kolegy.
Sportovec
Tak to budeš rád za
multisportku.
Cestovatel
Naučíme tě cizím jazykům.
Cyklista
U nás zaparkuješ s čímkoli.
Vždy připojen
Dostaneš od nás notebook.
Jedlík
Pestré občerstvení přímo v kanclu.
Ozvi se nám
Líbí se ti tato pracovní pozice a cítíš, že by to mohlo klapat?
Odpověz na inzerát, pošli životopis a připiš i něco navíc, budeme moc rádi.